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财务共享系统建设的主要问题

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财务共享系统建设的主要问题

作者:用友 来源:唐肖鲁

 

财务共享(Financial Sharing)是依托现代信息技术和互联网技术,以财务业务流程处理为基础,以优化组织结构、规范流程、提升流程效率、降低运营成本或创造价值为目的,以市场视角为内外部客户提供专业化财务会计服务的新型财务管理模式。财务共享服务中心(Financial Shared Service Center,简称FSSC)是最常见的组织形式。

信息系统是财务共享的技术基础,从财务共享的要求和内容来看,财务共享信息系统的建设,和传统的财务管理信息系统/ERP系统的建设有较大的差异。

系统建设目标,是指引系统建设和系统验收的基本标准,如下是某大型集团企业财务共享服务中心信息系统建设的要求和目标:

总体目标

集团公司财务集中管控应用平台系统是集团信息化建设的核心系统之一,共享核心应用系统作为集团财务集中管控系统的核心系统,保证共享中心业务开展,资金集中收付,需充分满足集团公司和所属单位的业务需求,并满足未来业务拓展的需要。

系统建设总体目标,通过建立“统一平台、集中支付,明晰责任、高效运转,刚性约束、实时监控”的共享核心应用系统,打造一流的财务集中管控平台,不断提高财务精准化水平、规范化水平、风险管控水平和效率效益水平,实现财务管理由核算型向集中管控型、价值创造型转变,推动集团公司整体管理水平和信息化水平提升,为健康可持续发展提供有力保障。

具体目标

(1)   建立集中的财务共享运营平台,支撑集团财务共享服务中心的组织模式,并能够满足集团灵活多变的组织动态调整及变化,建立共享服务中心指标监控仪表,合理评价共享服务绩效;

(2)   建立集中的财务共享流程管理平台,支撑集团共享服务模式下的业务流程再造,实现财务数据流转与业务审批管理的无缝对接;

(3)   建立集中的资金管理平台,以资金预算为安全管控主线,以融资管理、投资管理、营运资金管理为重点内容,建设完成统一账户、收支、预算、融资、监控、分析等资金业务,实现资金全生命周期管理;

(4)   建立集中的预算控制平台,实现业务全过程的预算控制,通过与预算系统对接,保证“事前计划、事中控制,事后分析”,提升集团管控能力;

(5)   建立统一的财务信息档案管理平台,通过影像及条码管理,解决异地原始单据稽核难题,保证全国广大地域范围内的财务核算共享可靠、高效;

(6)   保留已有的ERP系统建设成果,相关系统主要包括:财务核算与报表系统、项目管理系统、采购管理系统等,并要求新建的财务共享服务中心系统与之集成应用;

(7)   系统技术特性要求,安全、稳定、可靠、高效、开放、柔性、先进、兼容。

一方面,现代信息技术和互联网技术的发展和成熟应用,从技术上保证了上述目标的顺利实现;另一方面,ERP产品的发展,特别是财务共享软件产品的发展和成功应用,也从产品功能和性能上基本保证了上述系统目标的实现。

ERP时代我们说“三分产品,七分实施”,今天的财务共享信息系统的建设,实施更加重要,更需要在系统建设中,切实解决好产品、技术、业务、管理等的融合问题,才能充分发挥系统的效率和能力,实现系统建设的目标和财务共享服务与管理的要求。

结合财务共享信息系统建设的实践总结,集团企业在财务共享信息系统建设过程中,首先要解决好如下问题:

(1)财务共享服务中心的职责定位

财务共享做为一种新型的财务管理模式,又对财务管理产生影响,明确财务共享服务中心的定位和职责以及和财务相关部门的关系,是建立财务共享信息系统的关键问题之一。财务共享中心建立后,财务管控模式和管理架构要按照专业划分原则进行设计,细化确定岗位设置方案及岗位工作职责。下面是某集团企业的模式:

   如下图所示,是企业财务的总体定位。

  

财务工作按照业务特点分为战略财务、共享财务和业务财务三大职能,结合企业的具体情况,将这三大职能划分为两个部门----财务部和财务共享中心承担:

财务部负责战略财务,发挥财务的管理职能,主要是研究政策、制定政策、落实政策,进行经济效益测算和分析,实现财务资源的统一优化和调配,财务人员的职业通道的设计和规划,从整体利益和需求出发提出有利于经营发展的建议和意见,为领导的决策提供参谋和支持,服务于企业近期目标和长远目标,同时支持企业战略落到实处。

财务共享中心负责共享财务和业务财务,发挥会计核算和业务控制职能。

一方面以统一的流程、政策、信息系统,集中进行业务处理,包括预算、税务、资金、核算、报表、会计档案等;

另一方面可采取集中和委派相结合,也可采用集中管理和现场管理相结合,通过与前端业务的协同来推动和保证企业各项财务管理政策的贯彻和落实,提高执行力。

这家企业对财务共享服务中心的定位,值得我们借鉴。

(2)财务共享服务运营平台建设

共享服务运营平台,是支撑财务共享服务中心运作的基础。它主要实现:业务流程分析与建模,流程自动化执行、流程运行状态监控及流程绩效分析,以及流程全生命周期管理机制等基本功能,提供财务共享中心任务分配和管理功能,针对财务共享中心每一位工作人员进行任务分配,并提供系统支撑的看板和查询分析工具,为财务共享中心提供统一的工作界面和平台。

如下所示,是某企业财务共享服务运营平台业务流程体系图。

它是以“业务池”、“应付池”和“待付池”为依托的“财务共享报账、营运服务受理、会计核算、计划管控和资金结算”为主线的业务流程体系。

   主要业务包括

1)共享中心服务业务:资金结算、费用报销、预算控制、财务核算、税务核算、资产(价值)管理、财务分析与报告、影像管理。

2)共享作业业务:派单规则、绩效评价、质量管理、信用评价、知识管理。

(3)财务共享的报账业务模式设计

财务共享服务中心建立后,存在为企业异地服务的问题,借助于互联网技术解决异地报账,设计合理实用的报账模式,是系统建设的主要问题之一

    如下图所示,是常用的三种报账业务模式图,在建立财务共享服务中心时,可根据所服务企业的具体情况,选择其中的一种模式。

   

   模式一:业务人员发起填单,自行扫描影像

   业务人员

     1)    在系统中填写报账单;

     2)    打印报账单(带条码);

     3)    将原始单据平铺式黏贴在报账单后面,进行影像扫描,关联影像与报账单;

     4)    报账单及原始单据提交财务助理。

   财务助理

财务助理拿到纸质单据后,通过条码扫描,在系统中定位到对应的电子报账单据,核对系统中电子单据内容与纸质单据内容,同时,检查单据内容是否符合会计制度与规定,检查无误后,提交领导审核。

   领导审批:根据企业的流程审批制度,进行不同节点的领导审批。

   财务初核岗:审核单据及影像。

   财务复核岗

复核岗会计人员在系统中提取出自己的待审工作任务(系统随机派单),查看该单据生成的凭证是否正确,如无误可以复核通,通过会计引擎自动生成凭证。

   出纳岗

出纳人员,在系统中接收到复核人员已复核通过的电子单据,选择合适的银行账号,通过银企直联完成资金支付。

   档案管理员[打印归档]

若凭证保存在当地,当地会计档案管理员打印装订凭证及原始单据;若凭证保存到总部,则需当地档案管理员把粘贴好的原始单据邮寄到总部,由总部档案管理员再打印并装订凭证。

   模式二:业务人员发起,财务助理扫描影像

业务人员

1)在系统中填写报账单;

2)打印报账单(带条码);

3)将原始单据平铺式黏贴在报账单后面;

4)提交报账单及原始单据。

财务助理

1)核对系统中电子单据内容与纸质单据内容,同时,检查单据内容是否符合会计制度与规定;

2)进行影像扫描,关联影像与报账单;

3)提交领导审核。

领导审批:根据企业的流程审批制度,进行不同节点的领导审批。

财务初核岗:审核单据及影像。

财务复核岗

复核岗会计人员在系统中提取出自己的待审工作任务(系统随机派单),查看该单据生成的凭证是否正确,如无误可以复核通过,通过会计引擎自动生成凭证。

出纳岗

出纳人员,在系统中接收到复核人员已复核通过的电子单据,选择合适的银行账号,通过银企直联完成资金支付。

档案管理员[打印归档]

若凭证保存在当地,当地会计档案管理员打印装订凭证及原始单据;若凭证保存到总部,则需当地档案管理员把粘贴好的原始单据邮寄到总部,由总部档案管理员再打印并装订凭证。

模式三:财务助理发起并扫描影像

财务助理

     1)审核业务人员提交的原始单据;

     2)在系统中填写报账单;

     3)打印报账单(带条码);

   4)贴票并影像扫描;

     5)提交领导审批。

   领导审批:根据企业的流程审批制度,进行不同节点的领导审批。

   财务初核岗:审核单据及影像。

   财务复核岗

复核岗会计人员在系统中提取出自己的待审工作任务(系统随机派单),查看该单据生成的凭证是否正确,如无误可以复核通过,通过会计引擎自动生成凭证。

   出纳岗

   出纳人员,在系统中接收到复核人员已复核通过的电子单据,选择合适的银行账号,通过银企直联完成资金支付。

   档案管理员[打印归档]

若凭证保存在当地,当地会计档案管理员打印装订凭证及原始单据;若凭证保存到总部,则需当地档案管理员把粘贴好的原始单据邮寄到总部,由总部档案管理员再打印并装订凭证。

   财务共享服务中心作为当下集团企业财务管理的新模式,其信息系统的建设是基础,在建设过程中除解决好上述问题外,还有新系统和已有系统的集成问题、基于新模式的业务流程梳理与重新设计问题、异地会计档案管理问题、人员培训问题等等,都需要在系统建设过程中详细设计,规范实施。
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